Faltas e pacotes de sessões: como organizar a agenda do fisioterapeuta sem perder o controle
Por Thauã de Lima, fisioterapeuta ·
Resposta rápida: para organizar faltas e pacotes, deixe por escrito, antes da primeira sessão, quatro regras: validade do pacote, prazo para avisar, quantas reposições cabem e o que acontece com a falta sem aviso. Depois registre cada sessão (feita, faltou, reposta) em um só lugar, para saber a qualquer momento quantas ainda restam.
A sessão 4 que nunca aconteceu
(Exemplo ilustrativo. A Marina é uma personagem fictícia, e os valores abaixo são inventados para a conta ficar clara.)
Marina é fisioterapeuta e atende a domicílio. Fechou com o Sr. Carlos um pacote de 10 sessões. Na quarta, ele avisou na véspera à noite que não poderia. Ela remarcou para a semana seguinte. Na outra, a filha pediu para trocar de dia. Depois veio um feriado.
Três semanas depois, o Sr. Carlos perguntou: "Doutora, quantas faltam?"
Marina abriu o caderno, depois as mensagens do celular, depois a agenda. Cada lugar dizia uma coisa. Ela chutou "umas quatro". Na dúvida, atendeu uma sessão a mais sem cobrar. Não era a primeira vez, e com outros pacientes também.
Se isso soa familiar, o problema não é falta de dedicação sua. É que o pacote de sessões vive em vários lugares ao mesmo tempo.
O que essa bagunça custa de verdade
Vamos à conta da Marina. Suponha que a sessão dela custe R$ 120.
- No mês, ela deu 8 sessões a mais do que o combinado nos pacotes, "na dúvida": 8 × R$ 120 = R$ 960.
- Teve 5 faltas sem aviso, de pacientes que ela já estava a caminho de atender, e ninguém cobrou: 5 × R$ 120 = R$ 600.
Total: R$ 1.560 que ficaram no caminho em um único mês. É o valor da parcela do carro de trabalho (R$ 1.100) mais a conta de internet e celular (R$ 460).
No dia 5, a parcela do carro vence. No dia 10, a internet. A Marina trabalhou o mês inteiro, a agenda estava cheia, e mesmo assim sente o frio na barriga ao abrir o aplicativo do banco. Ela se pergunta onde foi parar o dinheiro. Ele não foi a lugar nenhum: nunca foi cobrado.
Se isso se repetisse todos os meses, seriam R$ 18.720 por ano (R$ 1.560 × 12). Não é um número que ela tenha perdido de uma vez, e por isso ninguém percebe.
E o prejuízo não é só financeiro:
- Tempo: minutos a cada conferência de caderno, mensagem e agenda, todos os dias. É tempo que sai do descanso ou de outro paciente.
- Relação com o paciente: quando a regra não foi combinada, cobrar a falta vira discussão, e ficar calada gera ressentimento.
- Continuidade do tratamento: quando as sessões ficam espalhadas e sem registro, o intervalo entre elas muda sem ninguém acompanhar, e isso precisa aparecer no prontuário.
- Paz: a sensação de trabalhar muito e não ter controle de quanto realmente entra.
Esses valores são ilustrativos. Faça a conta com os seus números:
(sessões a mais que você deu no mês × valor da sessão) + (faltas sem aviso que você não cobrou × valor da sessão) = R$ ______ por mês → × 12 = R$ ______ por ano
Quatro regras que resolvem a maior parte
- Validade do pacote. Ex.: as 10 sessões valem por 60 dias. Defina o prazo que faz sentido para o seu caso.
- Prazo de aviso. Ex.: remarcações com aviso até 24 horas antes não contam como falta.
- Reposição. Quantas remarcações por pacote e em que condições. Ex.: uma reposição por pacote.
- Falta sem aviso. Conta como sessão realizada? Pode ser reposta? Escolha e avise.
Cada profissional define as suas regras. O que importa é combinar antes de começar e deixar por escrito, de forma simples, com o paciente ou o responsável. Para cláusulas contratuais mais detalhadas, vale conversar com um advogado.
Como controlar sem caderno
Para cada paciente com pacote, três números precisam estar sempre à vista: sessões feitas, faltas e sessões restantes. Quando a agenda, o prontuário e o financeiro estão separados, esses números nunca batem. Quando estão no mesmo lugar, a pergunta "quantas faltam?" tem resposta em segundos, e a falta não passa em branco.
É por isso que construí o fisioware, um software para fisioterapia: agenda com pacotes de sessões, reagendamento e registro de faltas ligados à evolução clínica e ao financeiro. Se você ainda usa planilha, veja também Planilha ou software para fisioterapia.
Checklist para hoje
- Fazer a conta acima com os seus números.
- Escrever as 4 regras em um texto curto.
- Enviar o texto antes da primeira sessão de cada pacote.
- Anotar cada sessão (feita, faltou, reposta) no mesmo dia.
- Revisar, uma vez por semana, quem está perto do fim do pacote.
Perguntas frequentes
Como cobrar a falta do paciente sem criar conflito?
Combinando a regra antes da primeira sessão, por escrito, e aplicando igual para todos.
Quanto tempo deve durar a validade de um pacote?
Depende do tratamento e da frequência. O importante é que o prazo seja definido e comunicado.
Posso repor sessões perdidas no atendimento domiciliar?
Pode, desde que a regra de reposição esteja combinada. Veja também Fisioterapia domiciliar.
Como saber quantas sessões faltam em cada pacote?
Registrando cada sessão no mesmo lugar em que está a agenda.
Por Thauã de Lima, fisioterapeuta, CREFITO-12 311969.1.F.
Sobre o autor
Thauã de Lima é fisioterapeuta, CREFITO-12 311969.1.F, formado pela Unama (Universidade da Amazônia), com 6 anos de experiência na prática clínica. Atua nas áreas de geriatria, traumatologia e ortopedia. Criou o fisioware a partir da rotina de quem atende em consultório e a domicílio.